Deux parties d'un appel d'offres demandent le plus de travail : la pile de documents de consultation et les questions des soumissionnaires en cours. Feedbax prépare les deux. Cet article explique ce que tu y trouves.
Les deux sections font partie de l'abonnement. Sans abonnement, tu vois un aperçu ; plus de détails dans Ce que l'accès gratuit permet.
La section Documents
Tout en bas d'un appel d'offres ouvert se trouve la section Documents, avec le nombre de fichiers dans le titre, par exemple « 26 fichiers ».
Feedbax télécharge chacun de ces fichiers à la source, en extrait le texte et en produit sa propre synthèse. Vingt-six fichiers de formats variés deviennent ainsi une liste consultable à structure homogène.
Les groupes
Les fichiers sont triés en deux groupes. C'est l'ordre le plus utile, car il sépare le travail :
Documents d'information et de référence : les pièces que tu dois lire. Cahier des charges, conditions contractuelles, annexes explicatives.
Documents à compléter par l'entreprise : les pièces que tu dois remplir et déposer. Bordereaux de prix, déclarations, questionnaires.
Ce qui n'a pu être rattaché à aucun des deux groupes figure sous Autres.
Ce deuxième groupe, c'est ta charge de travail. Si tu veux savoir ce qu'une candidature demande réellement, compte les fichiers qui s'y trouvent.
Les badges d'un fichier
Par fichier, tu vois le nom et plusieurs badges :
DOCUMENT CLÉ : le document le plus important de l'appel d'offres, en général le cahier des charges. Commence par là.
Document obligatoire : ce document doit accompagner l'offre.
Le type de fichier, c'est-à-dire PDF, Word ou Excel.
La catégorie du document, par exemple « Cahiers des charges » ou « Conditions contractuelles ».
Résumé IA : une synthèse existe pour ce document.
Illisible : le document est un scan sans couche de texte.
La recherche de documents
Un champ de recherche surmonte la liste : Rechercher des documents…. Il filtre la liste par nom de fichier. Avec 26 fichiers ou plus, c'est le chemin le plus rapide vers une annexe précise.
Si la recherche ne trouve rien, elle affiche Aucun document trouvé.
La recherche n'est disponible qu'avec un abonnement actif.
Ouvrir un document
Un clic sur un fichier fait glisser la vue du document depuis la droite. L'appel d'offres reste derrière ; en haut à gauche, Documents te ramène en arrière.
Dans la vue du document, tu trouves :
L'en-tête. Le classement du document en majuscules, le nom du fichier, le type, le cas échéant le badge Document obligatoire et la date de l'analyse.
La synthèse. Pour les documents riches, elle est découpée en sections ; pour les plus courts, c'est un texte unique. Les deux proviennent du contenu réel du fichier.
Les points clés. Un encadré bleu avec une ampoule et une liste des affirmations les plus importantes du document. Si tu ne lis qu'une chose par document, lis cette liste.
Télécharger l'original. Le bouton en haut à droite ouvre le fichier original sur la plateforme d'achat. Feedbax ne conserve pas les fichiers ; le téléchargement passe toujours par la source.
Le bouton manque quand le délai est passé ou que la source n'est plus accessible.
Quand un document n'a pas pu être lu
Certains acheteurs déposent des documents papier scannés, c'est-à-dire des images sans couche de texte. Feedbax ne peut pas les exploiter. Ils apparaissent avec le badge Illisible, et la vue du document porte une note : le document n'est disponible que sous forme de scan, son contenu n'a pas pu être lu et n'a donc pas été analysé, ouvre l'original pour le consulter.
Ce n'est pas un défaut de Feedbax mais une propriété du fichier déposé. Le bouton vers l'original fonctionne toujours.
Traduire un document
La synthèse est créée en allemand. Si tu ouvres un document dans une autre langue d'interface, il est traduit en arrière-plan si nécessaire. Une note bleue s'affiche au-dessus pendant ce temps. Un document traduit une fois reste traduit pour la session ; le rouvrir est donc instantané.
La section Questions des soumissionnaires
Les questions des soumissionnaires sont la partie la plus sous-estimée d'une procédure. D'autres candidats posent des questions, l'acheteur répond, et ces réponses sont contraignantes. Elles déplacent des délais et assouplissent des exigences.
L'introduction de la section le dit précisément : les réponses aux questions modifient souvent les délais ou assouplissent les exigences, et c'est exactement ce que beaucoup de prestataires négligent.
La section s'appelle Questions des soumissionnaires et modifications récentes et n'apparaît que s'il y en a. Elle obtient alors aussi son propre onglet dans la barre.
Ce que contient une question
Par entrée, tu vois la question, la réponse de l'acheteur et un classement de l'effet de cette réponse :
Modification de délai : une date a bougé.
Exigence assouplie : une contrainte a été allégée. Cela peut ouvrir un appel d'offres qui semblait hors de portée.
Clarification : l'acheteur précise sans rien changer.
Autre : tout le reste.
Si la liste est longue, un bouton du type Afficher 3 modifications supplémentaires figure en dessous.
Voir sur la plateforme d'appels d'offres
À côté du titre figure Voir sur la plateforme d'appels d'offres. Le lien mène à la page de communication de la procédure, là où figurent les questions et réponses d'origine.
Feedbax ne pose ce lien que si une telle page existe vraiment. Il n'y a volontairement aucun lien de remplacement vers la page générale : ce n'est pas une page de questions, et un lien qui atterrit ailleurs serait trompeur.
Le lien fait partie de l'abonnement.
Pourquoi cela va de pair avec le suivi
Les questions arrivent après la publication, souvent jusqu'à la veille de la date limite. Une analyse lue aujourd'hui peut être dépassée dans une semaine.
C'est pourquoi la page de communication fait partie des cinq éléments que Feedbax surveille sur les appels d'offres suivis. Si quelque chose y change, tu reçois un e-mail, et les nouvelles questions y figurent. Voir Favoris et suivi des appels d'offres.
Questions fréquentes
Feedbax conserve-t-il les documents de consultation ?
Non. Feedbax télécharge les fichiers pour l'analyse mais ne les héberge pas. Chaque téléchargement passe par la plateforme d'achat. C'est pourquoi l'état qui s'y trouve fait toujours foi.
Pourquoi un document n'a-t-il pas de résumé ?
Soit c'est un scan sans couche de texte, et il porte alors le badge Illisible. Soit il ne contient quasiment aucun texte exploitable, par exemple un formulaire vierge.
Puis-je télécharger les documents en une fois ?
Pas via Feedbax. Les plateformes d'achat proposent généralement leur propre téléchargement groupé, accessible par le bouton Accéder à la plateforme d'achat.
Que signifie « document obligatoire » ?
Que ce document doit accompagner l'offre. Le badge provient de l'analyse des documents de consultation. Vérifie tout de même la complétude à la source avant le dépôt.
Les questions des soumissionnaires sont-elles complètes ?
Elles reflètent l'état au moment de la dernière analyse. Cette date figure au-dessus de l'analyse. Pour l'état du jour, utilise le lien vers la plateforme ou suis l'appel d'offres.
Je ne vois que deux questions et deux documents.
C'est que tu lis l'aperçu sans abonnement. Avec un abonnement actif, tu vois les listes complètes, la recherche de documents et les renvois vers la source.