Twee delen van een aanbesteding kosten het meeste werk: de stapel aanbestedingsstukken en de lopende inschrijversvragen. Feedbax bereidt beide voor. Dit artikel legt uit wat je daar aantreft.
Beide secties horen bij het abonnement. Zonder abonnement zie je een voorbeeld; meer daarover in Wat de gratis toegang biedt.
De sectie Documenten
Helemaal onderaan een geopende aanbesteding staat de sectie Documenten, met het aantal bestanden in de kop, bijvoorbeeld "26 bestanden".
Feedbax downloadt elk van deze bestanden bij de bron, leest de tekst uit en maakt er een eigen samenvatting van. Zesentwintig bestanden in verschillende formaten worden zo één doorzoekbare lijst met een gelijke opbouw.
De groepen
De bestanden zijn in twee groepen gesorteerd. Dat is de nuttigste ordening, omdat ze het werk scheidt:
Informatie- & referentiedocumenten: stukken die je moet lezen. Programma van eisen, contractvoorwaarden, toelichtende bijlagen.
Door het bedrijf in te vullen documenten: stukken die je moet invullen en indienen. Prijsbladen, verklaringen, vragenlijsten.
Wat aan geen van beide groepen kon worden toegewezen, staat onder Overige.
Die tweede groep is je werkvoorraad. Wil je weten hoeveel werk een inschrijving echt kost, tel dan de bestanden daar.
De labels bij een bestand
Per bestand zie je de naam en meerdere labels:
SLEUTELDOCUMENT: het belangrijkste document van de aanbesteding, meestal het programma van eisen. Begin hier.
Verplicht document: dit document moet bij de inschrijving zitten.
Het bestandstype, dus PDF, Word of Excel.
De categorie van het document, bijvoorbeeld "Programma's van eisen" of "Contractvoorwaarden".
AI-samenvatting: voor dit document bestaat een samenvatting.
Niet leesbaar: het document is een scan zonder tekstlaag.
Het zoeken in documenten
Boven de lijst staat een zoekveld: Documenten doorzoeken…. Het filtert de lijst op bestandsnaam. Bij 26 bestanden of meer is dat de snelste weg naar een bepaalde bijlage.
Vindt de zoekopdracht niets, dan staat er Geen documenten gevonden.
Het zoeken is er alleen met een actief abonnement.
Een los document openen
Een klik op een bestand schuift de documentweergave vanaf rechts in. De aanbesteding blijft erachter staan; linksboven kom je via Documenten terug.
In de documentweergave vind je:
De kop. De indeling van het document in hoofdletters, de bestandsnaam, het bestandstype, eventueel het label Verplicht document en de stand van de analyse.
De samenvatting. Bij inhoudrijke documenten is die opgedeeld in secties, bij kortere is het één tekst. Beide komen uit de werkelijke inhoud van het bestand.
De kernpunten. Een blauw kader met een gloeilamp en een lijst met de belangrijkste uitspraken van het document. Lees je maar één ding per document, lees dan die lijst.
Origineel downloaden. De knop rechtsboven opent het originele bestand op het aanbestedingsplatform. Feedbax bewaart de bestanden niet zelf; het downloaden loopt altijd via de bron.
De knop ontbreekt als de deadline voorbij is of de bron niet meer bereikbaar is.
Als een document niet leesbaar was
Sommige aanbestedende diensten uploaden gescande papieren stukken, dus afbeeldingen zonder tekstlaag. Die kan Feedbax niet uitlezen. Ze verschijnen met het label Niet leesbaar, en in de documentweergave staat een notitie: het document is alleen als scan beschikbaar, de inhoud kon niet worden uitgelezen en is daarom niet geanalyseerd, open het origineel om het te lezen.
Dat is geen fout van Feedbax maar een eigenschap van het geüploade bestand. De knop naar het origineel werkt gewoon.
Een document vertalen
De samenvatting ontstaat in het Duits. Open je een document in een andere interfacetaal, dan wordt het zo nodig op de achtergrond vertaald. Zolang staat er een blauwe notitie boven. Een eenmaal vertaald document blijft voor de sessie vertaald, opnieuw openen gaat dus meteen.
De sectie Inschrijversvragen
Inschrijversvragen zijn het meest onderschatte deel van een aanbestedingsprocedure. Andere inschrijvers stellen vragen, de aanbestedende dienst antwoordt, en die antwoorden zijn bindend. Ze verschuiven deadlines en versoepelen eisen.
Precies dat zegt ook de inleiding van de sectie: antwoorden op inschrijversvragen verschuiven vaak deadlines of versoepelen eisen, en precies dat zien veel aanbieders over het hoofd.
De sectie heet Actuele inschrijversvragen en wijzigingen en verschijnt alleen als die er zijn. Ze krijgt dan ook een eigen tabblad in de balk.
Wat er in een inschrijversvraag staat
Per regel zie je de vraag, het antwoord van de aanbestedende dienst en een indeling van wat het antwoord teweegbrengt:
Deadlinewijziging: een datum is verschoven.
Eis versoepeld: een voorschrift is verlicht. Dat kan een aanbesteding die eerder kansloos leek voor je openen.
Verduidelijking: de dienst preciseert zonder iets te wijzigen.
Overig: al het andere.
Is de lijst lang, dan staat eronder een knop in de trant van Toon 3 extra wijzigingen.
Bekijk op het aanbestedingsplatform
Naast de kop staat Bekijk op het aanbestedingsplatform. De link leidt naar de communicatiepagina van de procedure, dus naar de plek waar de vragen en antwoorden in het origineel staan.
Feedbax plaatst die link alleen als zo'n pagina echt bestaat. Er is bewust geen vervangende link naar de algemene aanbestedingspagina: dat is geen vragenpagina, en een link die ergens anders uitkomt zou misleidend zijn.
De link hoort bij het abonnement.
Waarom dit bij volgen hoort
Inschrijversvragen komen na de publicatie binnen, vaak tot vlak voor de sluiting. Een analyse die je vandaag leest, kan over een week achterhaald zijn.
Daarom is de communicatiepagina een van de vijf dingen die Feedbax bij gevolgde aanbestedingen bewaakt. Verandert daar iets, dan krijg je een e-mail, en de nieuwe vragen staan erin. Zie Favorieten en aanbestedingen volgen.
Veelgestelde vragen
Bewaart Feedbax de aanbestedingsstukken?
Nee. Feedbax downloadt de bestanden voor de analyse maar host ze niet. Elk download loopt via het aanbestedingsplatform. Daarom is de stand daar altijd bepalend.
Waarom heeft een document geen samenvatting?
Of het is een scan zonder tekstlaag, dan draagt het het label Niet leesbaar. Of het bevat vrijwel geen bruikbare tekst, bijvoorbeeld een leeg formulier.
Kan ik de documenten als pakket downloaden?
Niet via Feedbax. Aanbestedingsplatforms bieden daarvoor meestal een eigen verzameldownload, die je via de knop Naar aanbestedingsplatform bereikt.
Wat betekent "verplicht document"?
Dat dit document bij de inschrijving moet zitten. Het label komt uit de analyse van de aanbestedingsstukken. Controleer de volledigheid vóór het indienen toch bij de bron.
Zijn de inschrijversvragen compleet?
Ze geven de stand op het moment van de laatste analyse. Die datum staat boven de analyse. Voor de stand van vandaag gebruik je de link naar het platform of volg je de aanbesteding.
Ik zie maar twee inschrijversvragen en twee documenten.
Dan lees je het voorbeeld zonder abonnement. Met een actief abonnement zie je de volledige lijsten, plus het zoeken in documenten en de sprongen naar de bron.