Zwei Abschnitte einer Ausschreibung sind besonders arbeitsintensiv: der Stapel Vergabeunterlagen und die laufenden Bieterfragen. Feedbax bereitet beides auf. Dieser Artikel erklärt, was Du dort findest.
Beide Abschnitte sind Teil des Abos. Ohne Abo siehst Du eine Vorschau, mehr dazu in Was im kostenlosen Zugang geht.
Der Abschnitt Dokumente
Ganz unten in der geöffneten Ausschreibung steht der Abschnitt Dokumente, mit der Zahl der Dateien in der Überschrift, zum Beispiel „26 Dateien".
Feedbax lädt jede dieser Dateien an der Quelle herunter, liest ihren Text aus und erzeugt daraus eine eigene Aufbereitung. Aus 26 Dateien in verschiedenen Formaten wird damit eine durchsuchbare Liste mit gleichem Aufbau.
Die Gruppen
Die Dateien sind in zwei Gruppen sortiert. Das ist die wichtigste Ordnung überhaupt, weil sie die Arbeit trennt:
Informations- & Referenzdokumente: Unterlagen, die Du lesen musst. Leistungsbeschreibung, Vertragsbedingungen, Anlagen zur Erläuterung.
Vom Unternehmen auszufüllende Dokumente: Unterlagen, die Du bearbeiten und einreichen musst. Preisblätter, Erklärungen, Fragebögen.
Was keiner der beiden Gruppen zugeordnet werden konnte, steht unter Sonstige.
Diese zweite Gruppe ist Dein Arbeitsvorrat. Wenn Du wissen willst, wie viel Aufwand eine Bewerbung wirklich macht, zähl die Dateien dort.
Die Marken an einer Datei
Je Datei siehst Du den Namen und mehrere Marken:
SCHLÜSSELDOKUMENT: das wichtigste Dokument der Ausschreibung, meist die Leistungsbeschreibung. Fang hier an.
Pflichtdokument: dieses Dokument muss dem Angebot beiliegen.
Der Dateityp, also PDF, Word oder Excel.
Die Kategorie des Dokuments, zum Beispiel „Leistungsbeschreibungen" oder „Vertragsbedingungen".
KI-Zusammenfassung: für dieses Dokument liegt eine Aufbereitung vor.
Nicht lesbar: das Dokument ist ein Scan ohne Textebene.
Die Dokumentensuche
Über der Liste liegt ein Suchfeld: Dokumente durchsuchen…. Es filtert die Liste nach Dateinamen. Bei 26 oder mehr Dateien ist das der schnellste Weg zu einer bestimmten Anlage.
Findet die Suche nichts, steht dort Keine Dokumente gefunden.
Die Suche gibt es nur mit aktivem Abo.
Ein einzelnes Dokument öffnen
Ein Klick auf eine Datei schiebt die Dokumentansicht von rechts ein. Die Ausschreibung bleibt dahinter, oben links kommst Du über Dokumente zurück.
In der Dokumentansicht findest Du:
Den Kopf. Die Einordnung des Dokuments in Großbuchstaben, den Dateinamen, den Dateityp, gegebenenfalls die Marke Pflichtdokument und den Stand der Analyse.
Die Aufbereitung. Bei inhaltsreichen Dokumenten ist sie in Abschnitte gegliedert, bei kürzeren ein einzelner Text. Beides stammt aus dem tatsächlichen Inhalt der Datei.
Die Kernpunkte. Ein blauer Kasten mit einer Glühbirne und einer Liste der wichtigsten Aussagen des Dokuments. Wenn Du nur eine Sache je Dokument liest, dann diese Liste.
Original herunterladen. Oben rechts liegt die Schaltfläche, die die Originaldatei bei der Vergabeplattform öffnet. Feedbax speichert die Dateien nicht selbst, der Download läuft immer über die Quelle.
Die Schaltfläche fehlt, wenn die Frist abgelaufen oder die Quelle nicht mehr erreichbar ist.
Wenn ein Dokument nicht lesbar war
Manche Vergabestellen laden eingescannte Papierdokumente hoch, also Bilder ohne Textebene. Diese Dateien kann Feedbax nicht auslesen. Sie erscheinen mit der Marke Nicht lesbar, und in der Dokumentansicht steht ein Hinweis: Das Dokument liegt nur als Scan vor, sein Inhalt konnte nicht ausgelesen und deshalb nicht analysiert werden, bitte öffne das Original.
Das ist kein Fehler von Feedbax, sondern eine Eigenschaft der hochgeladenen Datei. Die Schaltfläche zum Original funktioniert weiterhin.
Übersetzung eines Dokuments
Die Aufbereitung entsteht auf Deutsch. Öffnest Du ein Dokument in einer anderen Oberflächensprache, wird es bei Bedarf im Hintergrund übersetzt. Solange steht darüber ein blauer Hinweis. Ein einmal übersetztes Dokument bleibt für die Sitzung übersetzt, das erneute Öffnen geht also sofort.
Der Abschnitt Bieterfragen
Bieterfragen sind der am meisten unterschätzte Teil eines Vergabeverfahrens. Andere Bieter stellen Fragen, die Vergabestelle antwortet, und diese Antworten sind verbindlich. Sie verschieben Fristen und entschärfen Anforderungen.
Genau das sagt auch die Einleitung des Abschnitts: Antworten auf Bieterfragen verschieben oft Fristen oder entschärfen Anforderungen, und genau das übersehen viele Anbieter.
Der Abschnitt heißt Aktuelle Bieterfragen und Änderungen und erscheint nur, wenn es welche gibt. Dann bekommt er auch einen eigenen Reiter in der Leiste.
Was in einer Bieterfrage steht
Je Eintrag siehst Du die Frage, die Antwort der Vergabestelle und eine Einordnung, was die Antwort bewirkt:
Friständerung: ein Termin hat sich verschoben.
Anforderung entschärft: eine Vorgabe wurde gelockert. Das kann eine Ausschreibung, die vorher aussichtslos war, für Dich öffnen.
Klarstellung: die Vergabestelle präzisiert, ohne etwas zu ändern.
Sonstiges: alles Übrige.
Ist die Liste lang, steht darunter eine Schaltfläche in der Art Weitere 3 Änderungen anzeigen.
Auf der Vergabeplattform ansehen
Neben der Überschrift steht Auf der Vergabeplattform ansehen. Der Link führt auf die Kommunikationsseite des Verfahrens, also dorthin, wo die Fragen und Antworten im Original stehen.
Feedbax setzt diesen Link nur, wenn es wirklich eine solche Seite gibt. Es gibt bewusst keinen Ersatzlink auf die allgemeine Ausschreibungsseite: Die ist keine Bieterfragen-Seite, und ein Link, der woanders landet, wäre irreführend.
Der Link ist Teil des Abos.
Warum das mit dem Folgen zusammengehört
Bieterfragen kommen nach der Veröffentlichung dazu, oft bis kurz vor Fristende. Eine Analyse, die Du heute liest, kann in einer Woche überholt sein.
Deshalb ist die Kommunikationsseite eines der fünf Dinge, die Feedbax bei gefolgten Ausschreibungen überwacht. Ändert sich dort etwas, bekommst Du eine E-Mail, und die neuen Fragen stehen darin. Siehe Favoriten setzen und Ausschreibungen folgen.
Häufige Fragen
Speichert Feedbax die Vergabeunterlagen?
Nein. Feedbax lädt die Dateien für die Analyse herunter, hostet sie aber nicht. Jeder Download läuft über die Vergabeplattform. Deshalb ist der Stand dort immer maßgeblich.
Warum hat ein Dokument keine Zusammenfassung?
Entweder ist es ein Scan ohne Textebene, dann steht die Marke Nicht lesbar daran. Oder es enthält so gut wie keinen auswertbaren Text, etwa ein leeres Formular.
Kann ich die Dokumente als Paket herunterladen?
Nicht über Feedbax. Vergabeplattformen bieten dafür meist einen eigenen Sammel-Download an, den Du über die Schaltfläche Zur Vergabeplattform erreichst.
Was heißt „Pflichtdokument"?
Dass dieses Dokument dem Angebot beiliegen muss. Die Marke stammt aus der Analyse der Vergabeunterlagen. Prüf die Vollständigkeit vor der Abgabe trotzdem an der Quelle.
Sind die Bieterfragen vollständig?
Sie sind der Stand zum Zeitpunkt der letzten Analyse. Dieser Stand steht über der Analyse. Für den tagesaktuellen Stand nutze den Link auf die Vergabeplattform oder folge der Ausschreibung.
Ich sehe nur zwei Bieterfragen und zwei Dokumente.
Dann liest Du die Vorschau ohne Abo. Mit einem aktiven Abo siehst Du die vollständigen Listen, dazu die Dokumentensuche und die Absprünge zur Quelle.