Hay dos apartados de una licitación que dan mucho trabajo: el montón de pliegos y las preguntas de los licitadores, que no dejan de llegar. Feedbax te prepara ambos. Este artículo explica qué encontrarás ahí.
Los dos apartados forman parte de la suscripción. Sin suscripción ves una vista previa; más información en Qué puedes hacer con el acceso gratuito.
El apartado Documentos
Al final de la licitación abierta está el apartado Documentos, con el número de archivos en el título, por ejemplo «26 archivos».
Feedbax descarga cada uno de estos archivos de la fuente, extrae su texto y prepara con él un resumen propio. Así, 26 archivos en distintos formatos se convierten en una lista con la misma estructura en la que puedes buscar.
Los grupos
Los archivos están ordenados en dos grupos. Es la clasificación más importante de todas, porque separa el trabajo:
Documentos informativos y de referencia: documentación que tienes que leer. Pliego de prescripciones técnicas, condiciones contractuales, anexos explicativos.
Documentos que debe cumplimentar la empresa: documentación que tienes que rellenar y presentar. Hojas de precios, declaraciones, cuestionarios.
Lo que no se ha podido asignar a ninguno de los dos grupos aparece en Otros.
Este segundo grupo es tu carga de trabajo. Si quieres saber cuánto esfuerzo supone de verdad presentar una oferta, cuenta los archivos que hay ahí.
Las etiquetas de un archivo
Para cada archivo ves el nombre y varias etiquetas:
DOCUMENTO CLAVE: el documento más importante de la licitación, normalmente el pliego de prescripciones técnicas. Empieza por aquí.
Documento obligatorio: este documento tiene que acompañar a la oferta.
El tipo de archivo, es decir, PDF, Word o Excel.
La categoría del documento, por ejemplo «Pliegos de prescripciones técnicas» o «Condiciones contractuales».
Resumen de IA: hay un resumen preparado de este documento.
No legible: el documento es un escaneo sin capa de texto.
La búsqueda de documentos
Encima de la lista hay un campo de búsqueda: Buscar en los documentos…. Filtra la lista por nombre de archivo. Con 26 archivos o más, es la forma más rápida de llegar a un anexo concreto.
Si la búsqueda no encuentra nada, aparece No se han encontrado documentos.
La búsqueda solo está disponible con una suscripción activa.
Abrir un documento
Al hacer clic en un archivo, la vista del documento se desliza desde la derecha. La licitación queda detrás, y arriba a la izquierda vuelves con Documentos.
En la vista del documento encontrarás:
La cabecera. La clasificación del documento en mayúsculas, el nombre del archivo, el tipo de archivo, en su caso la etiqueta Documento obligatorio y la fecha del análisis.
El resumen. En los documentos con mucho contenido está dividido en apartados; en los más cortos es un único texto. En ambos casos sale del contenido real del archivo.
Los puntos clave. Un recuadro azul con una bombilla y una lista de las afirmaciones más importantes del documento. Si solo vas a leer una cosa de cada documento, que sea esta lista.
Descargar original. Arriba a la derecha está el botón que abre el archivo original en la plataforma de contratación. Feedbax no guarda los archivos; la descarga siempre se hace desde la fuente.
El botón no aparece si el plazo ha vencido o si la fuente ya no está disponible.
Si un documento no se pudo leer
Algunos órganos de contratación suben documentos en papel escaneados, es decir, imágenes sin capa de texto. Feedbax no puede extraer el texto de estos archivos. Aparecen con la etiqueta No legible, y en la vista del documento hay un aviso: el documento solo está disponible como escaneo, no se ha podido extraer su contenido y por tanto no se ha podido analizar; abre el original.
No es un fallo de Feedbax, sino una característica del archivo subido. El botón para abrir el original sigue funcionando.
Traducción de un documento
El resumen se genera en alemán. Si abres un documento con la interfaz en otro idioma, se traduce en segundo plano cuando hace falta. Mientras tanto, aparece un aviso azul encima. Un documento ya traducido sigue traducido durante la sesión, así que al volver a abrirlo se muestra al momento.
El apartado Preguntas de licitadores
Las preguntas de los licitadores son la parte más infravalorada de un procedimiento de contratación. Otros licitadores hacen preguntas, el órgano de contratación responde y esas respuestas son vinculantes. Mueven plazos y flexibilizan requisitos.
Eso mismo dice la introducción del apartado: las respuestas a las preguntas de los licitadores suelen mover plazos o flexibilizar requisitos, y justo eso es lo que muchas empresas pasan por alto.
El apartado se llama Preguntas de licitadores y cambios recientes y solo aparece si las hay. En ese caso tiene también su propia pestaña en la barra.
Qué contiene una pregunta de licitador
En cada entrada ves la pregunta, la respuesta del órgano de contratación y una clasificación de lo que provoca la respuesta:
Cambio de plazo: se ha movido una fecha.
Requisito flexibilizado: se ha suavizado una exigencia. Eso puede abrirte una licitación que antes no tenía ninguna posibilidad.
Aclaración: el órgano de contratación precisa algo sin cambiar nada.
Otros: todo lo demás.
Si la lista es larga, debajo aparece un botón del tipo Mostrar 3 cambios más.
Ver en la plataforma de contratación
Junto al título aparece Ver en la plataforma de contratación. El enlace lleva a la página de comunicaciones del procedimiento, es decir, al lugar donde están las preguntas y respuestas originales.
Feedbax solo pone este enlace si esa página existe de verdad. A propósito no hay un enlace alternativo a la página general de la licitación: esa no es una página de preguntas de licitadores, y un enlace que lleva a otro sitio confundiría.
El enlace forma parte de la suscripción.
Por qué esto va unido al seguimiento
Las preguntas de los licitadores llegan después de la publicación, a menudo hasta poco antes del final del plazo. Un análisis que lees hoy puede estar desfasado dentro de una semana.
Por eso la página de comunicaciones es una de las cinco cosas que Feedbax vigila en las licitaciones que sigues. Si allí cambia algo, recibes un correo con las nuevas preguntas. Consulta Marcar favoritos y seguir licitaciones.
Preguntas frecuentes
¿Guarda Feedbax los pliegos?
No. Feedbax descarga los archivos para analizarlos, pero no los aloja. Cualquier descarga se hace desde la plataforma de contratación. Por eso lo que cuenta siempre es la versión que hay allí.
¿Por qué un documento no tiene resumen?
O bien es un escaneo sin capa de texto, y entonces lleva la etiqueta No legible. O bien apenas contiene texto aprovechable, por ejemplo un formulario vacío.
¿Puedo descargar todos los documentos de una vez?
No a través de Feedbax. Las plataformas de contratación suelen ofrecer su propia descarga conjunta, a la que llegas con el botón Ir a la plataforma de contratación.
¿Qué significa «Documento obligatorio»?
Que este documento tiene que acompañar a la oferta. La etiqueta sale del análisis de los pliegos. Aun así, comprueba en la fuente que la oferta está completa antes de presentarla.
¿Están completas las preguntas de los licitadores?
Reflejan la situación en el momento del último análisis. Esa fecha aparece encima del análisis. Para ver la situación del día, usa el enlace a la plataforma de contratación o sigue la licitación.
Solo veo dos preguntas de licitadores y dos documentos.
Entonces estás viendo la vista previa sin suscripción. Con una suscripción activa ves las listas completas, además de la búsqueda de documentos y los enlaces a la fuente.