Hoe reageer ik op een projectaanvraag?

Op Feedbax bestaan twee verschillende soorten projectaanvragen. Welke variant wordt gebruikt, bepaalt de opdrachtgever. Afhankelijk van het type aanvraag verschilt ook het proces voor dienstverleners.

Om op een projectaanvraag te reageren, ga je naar het overzicht van aanvragen in je dashboard. Selecteer de gewenste projectaanvraag en klik op de blauwe knop “Op deze aanvraag reageren”.

Ons systeem controleert automatisch verschillende kwaliteitscriteria. Je ontvangt een melding wanneer bepaalde criteria nog niet zijn ingevuld of niet voldoen aan de vereisten. Zodra je aan alle voorwaarden voor de betreffende projectaanvraag voldoet, kun je reageren.

Voeg relevante projectreferenties toe die inhoudelijk aansluiten op de projectaanvraag en jullie expertise binnen het gevraagde vakgebied onderbouwen.

Voer de contactgegevens in van de persoon binnen jullie bedrijf die verantwoordelijk is voor deze projectaanvraag en de communicatie met de opdrachtgever verzorgt.

In deze stap plaats je een bod voor de betreffende projectaanvraag. Dit is het bedrag dat je bereid bent te betalen om toegang te krijgen tot de contactgegevens van de opdrachtgever.

Hier kun je ook zien welke andere dienstverleners zich op dezelfde projectaanvraag hebben ingeschreven.

Tijdens de biedfase kun je je bod op elk moment verhogen en de biedingen van andere deelnemende dienstverleners bekijken.

Na afloop van de inschrijvingsperiode controleert ons expertenteam de gegevens van de 3 tot 5 hoogste bieders, afhankelijk van de grootte van de shortlist. Daarbij analyseren we onder andere websites, Feedbax-profielen, reviews, projectreferenties, case studies en aanvullende bedrijfsinformatie.

Dienstverleners die deze controle succesvol doorlopen, worden geselecteerd voor de shortlist en krijgen vervolgens twee werkdagen de tijd om een uitgebreid offerte- of aanbestedingsdocument te uploaden. Weekenden tellen hierbij niet als werkdag.

Wanneer een shortlistkandidaat de handmatige controle niet doorstaat, wordt deze gediskwalificeerd en schuift de eerstvolgende hoogste bieder door. Ook die aanmelding wordt vervolgens handmatig gecontroleerd.

In jullie offerte of begeleidende introductie moeten enkele belangrijke onderdelen duidelijk naar voren komen, zodat de opdrachtgever inzicht krijgt in jullie expertise en aanpak.

Begin met een heldere uitleg van jullie uurtarieven en kostenopbouw. Deze moeten aansluiten bij jullie expertise en de complexiteit van het project. Zorg ervoor dat duidelijk wordt dat de tarieven marktconform en eerlijk zijn.

Wanneer het op basis van de huidige projectinformatie nog niet mogelijk is om een exacte kostenraming te maken, leg dan uit hoe jullie tot een nauwkeurige inschatting komen. Geef bijvoorbeeld aan dat jullie aan het begin van het project eerst een uitgebreide analysefase uitvoeren om alle benodigde informatie te verzamelen. Dit vormt de basis voor een realistische en betrouwbare kosteninschatting. Maak duidelijk dat deze werkwijze zorgt voor transparantie en een beter onderbouwde projectplanning.

Benadruk de ervaring en vaardigheden van jullie team binnen vergelijkbare projecten. Onderbouw dit met referenties, case studies of voorbeelden van eerdere projecten om te laten zien dat jullie over de juiste expertise beschikken.

Beschrijf hoe jullie het project aanpakken. Leg uit welke methodes, technieken en tools jullie gebruiken, hoe de projectfasen en mijlpalen eruitzien en welke aanpak jullie volgen op het gebied van projectmanagement en communicatie.

Benadruk jullie openheid voor feedback en eventuele aanpassingen tijdens het project. Laat zien dat jullie bereid zijn nauw samen te werken met de opdrachtgever om de projectdoelen gezamenlijk verder uit te werken.

Leg uit welke ondersteuning jullie na oplevering bieden. Denk hierbij aan updates, bugfixes, optimalisaties en algemene ondersteuning.

In jullie introductie moet niet alleen jullie ervaring en deskundigheid duidelijk naar voren komen, maar ook jullie enthousiasme voor het project en de bereidheid om innovatieve en creatieve oplossingen te ontwikkelen. Zorg ervoor dat de tekst helder en beknopt blijft, maar tegelijkertijd voldoende details bevat om de opdrachtgever een goed beeld te geven van jullie aanpak en toegevoegde waarde.

Ieder geüpload offerte- of aanbestedingsdocument wordt opnieuw zorgvuldig gecontroleerd door ons expertenteam. Daarbij beoordelen we onder andere de kostenopbouw, projectreferenties en overige inhoud van het document. Indien nodig stellen wij aanvullende vragen of vragen we om aanpassingen.

Wanneer een shortlistkandidaat deze controle niet doorstaat, wordt de betreffende dienstverlener gediskwalificeerd en schuift de volgende kandidaat door. Ook diens document wordt vervolgens handmatig gecontroleerd.

Zodra alle offerte- of aanbestedingsdocumenten van de shortlistkandidaten succesvol zijn goedgekeurd, wordt de projectaanvraag afgerond. De opdrachtgever ontvangt vervolgens een overzicht van de geselecteerde dienstverleners inclusief de informatie uit het aanmeldformulier, maar zonder de offertebestanden zelf.

De geselecteerde dienstverleners ontvangen vervolgens de volgende gegevens van de opdrachtgever:

Om directe communicatie tussen dienstverleners en opdrachtgevers te stimuleren, sturen wij de offertebestanden niet door. De geselecteerde dienstverleners sturen hun offerte daarom zelf rechtstreeks naar de opdrachtgever en kunnen daarbij hun bedrijf persoonlijk voorstellen.

Vanaf het moment dat de contactgegevens beschikbaar zijn, trekken wij ons terug uit het verdere proces. Vanaf dat moment communiceren de shortlistkandidaten rechtstreeks met de opdrachtgever en bepalen zij het verdere verloop zelfstandig.

Naast projectaanvragen met voorselectie door Feedbax zijn er ook aanvragen waarbij de opdrachtgever bewust geen voorselectie wenst. In dat geval wil de opdrachtgever zelf bepalen welke dienstverleners voor de shortlist in aanmerking komen.

Ook deze projectaanvragen vind je terug in het aanvraagoverzicht binnen je dashboard. Je kunt alle beschikbare informatie bekijken, waaronder de projectomschrijving, het budget, de omvang van het project en informatie over het bedrijf van de opdrachtgever.

Wanneer je interesse hebt in een projectaanvraag, kun je direct toegang krijgen tot de contactgegevens van de opdrachtgever. Na vrijgave ontvang je de gegevens van de verantwoordelijke contactpersoon en kun je meteen contact opnemen.

Bij dit type projectaanvraag vindt geen shortlistselectie door Feedbax plaats. De volledige communicatie verloopt rechtstreeks tussen jou en de opdrachtgever.